Оформление кадровой документации на предприятии

Информация может быть не достоверна

Трунова Надежда

Юрист ЦКА «Наше будущее»

            В настоящей статье мы не будем касаться вопросов осознанного и целенаправленного нарушения трудового законодательства сторонами трудовых правоотношений - работником или работодателем, хотя они, к сожалению, также не редкость.

Имеющийся опыт работы в Государственной инспекции труда показывает, что нарушения и ошибки в оформлении кадров можно разбить на несколько основных групп.

К первой группе можно отнести нарушения, связанные с отсутствием тех или иных необходимых кадровых документов. В предыдущем номере мы указывали перечень основных документов, которые должны быть у предпринимателя, вступающего в трудовые правоотношения с работниками. Чаще всего у работодателя отсутствуют личные карточки формы Т-2, должностные инструкции, документы, оформляющие изменение условий трудового договора, документы по охране труда (положения, инструкции, журналы и т.п.), документация по защите персональных данных работников и др. Зачастую на предприятии нет и важных локальных актов, например, Правил внутреннего трудового распорядка.

Вторая по счету группа (но, пожалуй, первая по числу нарушений) включает в себя нарушения, связанные с несоответствием содержания документов по кадрам действующему трудовому законодательству. Наиболее часто страдает содержание таких документов как трудовые договоры, Правила внутреннего трудового распорядка, Положения по оплате труда. Так, в трудовых договорах не указываются существенные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, в Правилах внутреннего трудового распорядка ненадлежащим образом определяется режим рабочего времени, продолжительность рабочей недели и т.п., в Положениях об оплате труда - условия и сроки выплаты зарплаты, порядок выплаты надбавок за нестандартные условия труда и др.

В третью группу входят нарушения, касающиеся технического оформления документов: отсутствие обязательных реквизитов, всевозможные опечатки, отсутствие подписей и т.п. Типичными примерами могут служить повсеместное отсутствие подписей работников в личных карточках формы Т-2, неправильное указание статей ТК РФ в приказах, отсутствие подписи работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя, подтверждающей получение работником своего экземпляра договора.

            Четвертой группой охватывается широчайший спектр нарушений и ошибок, возникающих при несоблюдении установленных трудовым законодательством порядков проведения тех или иных мероприятий: от наложения дисциплинарных взысканий на провинившихся работников до проведения сокращения численности штатов. Это и отсутствие объяснительных, заявлений, различного рода актов, оформление приказов с формулировками, не соответствующими ТК РФ, разнообразные нарушения сроков (особенно - выплаты заработной платы, выходных пособий, отпускных, пособий по нетрудоспособности; привлечения к дисциплинарной ответственности; составления графиков, отчетных документов и т.д.), не проведение инструктажей, не ознакомление работников под роспись с локальными актами организации и др.

            Пятая группа ошибок связана, в первую очередь, с элементарным незнанием работниками и работодателями своих трудовых прав и обязанностей, способов предупреждения и разрешения споров, защиты при проведении проверок. Например, работодателями и работниками практически не используется возможность расторжения трудового договора по такому основанию как соглашение сторон. А ведь этот способ во многих случаях помогает избежать серьезного конфликта при прекращении трудовых отношений. Также многие работодатели, да и работники не знают, что в инспекцию труда можно обращаться не только с жалобами, когда ситуация уже вылилась в конфликт, но и в любое время с запросами о разъяснениях норм трудового законодательства, порядке их применения в той или иной ситуации, что, безусловно, помогает как предотвратить появление споров, так и не допустить нарушений трудового права, влекущих административную ответственность.

            Все вышеуказанные нарушения и ошибки могут повлечь за собой различные негативные последствия, от административной ответственности до серьезных финансовых и временных затрат на устранение нарушений (включая уплату штрафов, спорных сумм, разнообразных компенсаций, затрат на привлечение специалистов для отстаивания интересов предприятия в различных инстанциях и т.п.).

            Административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлена ст. 5.27. (и некоторыми другими) Кодекса РФ об административных правонарушениях. Такие нарушения влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; на юридических лиц - от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторных нарушениях предусматривается дисквалификация виновного лица на срок от 1 до 3 лет.

            В связи с изложенным, для предотвращения вышеназванных рисков, хотелось бы порекомендовать следующее:

- проверить наличие на вашем предприятии всех необходимых документов;

- проверить хотя бы наиболее существенные локальные акты предприятия и трудовые договоры на предмет соответствия их содержания нормам трудового законодательства, в том числе путем комплексной экспертизы кадровой документации у специалистов;

- внимательно следить за надлежащим заполнением документов;

- изучать и соблюдать порядок действий в той или иной кадровой ситуации;

- обращаться за разъяснениями трудового законодательства в специализированные организации и/или контролирующие органы.

            При этом следует помнить, что обращение к профессионалам поможет во многих случаях минимизировать риски финансовых потерь в виде санкций контролирующих органов за несоблюдение трудового законодательства, оптимизировать разрешение возникающих трудовых споров, поможет предпринимателям быстро и грамотно выстроить кадровую работу в компании, начиная с момента ее создания.